ALUR SISTEM PEMBELIAN

Sistem Pembelian

Transaksi pembelian bahan baku melibatkan bagian-bagian produksi, bagian gudang, bagian pembelian, bagian penerimaan barang, dan bagian akuntansi. Dokumen sumber dan dokumen pendukung yang dibuat dalam transaksi pembelian bahan baku adalah surat permintaan pembelian,  surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari penjual. Sistem pembelian bahan baku terdiri dari prosedur permintaan pembelian, prosedur order  pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan penerimaan barang digudang, dan  prosedur pencatatan utang yang timbul dari pembelian bahan baku.

1.        Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku 

Jika persediaan bahan baku yang ada di gudang  sudah mencapai jumlah tingkat minimum pemesanan kembali (reorder point), bagian gudang kemudian membuat surat permintaan pembelian (purchase requisition) untuk dikirimkan ke bagian  pembelian

	SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN		Tanggal …………………….
	Dari bagian …………………………… Digunakan untuk ………………………….
Kuantitas	Seri atau no. Katalog	Ukuran	Penjelasan lengkap
Kirim ke……………………………………………………………			Untuk diisi oleh bagian Pembelian
Beban ke Departemen…………… No. Rek ………..			Pemasok	Harga per unit	Total Harga
Tanggal dibutuhkan ………………………………………..
Diperlukan oleh ………………………………………………
Disetujui oleh …………………………………………………
Tanda tangan			Harga yang lalu …………………………………….
			Pemasok yang lalu ………………………………

2.        Prosedur Order Pembelian 

Bagian pembelian melaksanakan pembelian atas dasar surat permintaan  pembelian dari bagian gudang. Untuk pemilihan pemasok, bagian pembelian mengirimkan surat  permintaan penawaran harga (purchase price quotation) kepada para pemasok, yang berisi  permintaan informasi harga dan syarat-syarat pembelian dari masing-masing pemasok tersebut. Setelah pemasok yang dianggap baik kemudian dipilih, bagian pembelian kemudian membuat surat order pembelian untuk dikirimkan kepada pemasok yang dipilih.

SURAT ORDER PEMBELIAN

Nomor

:

………………………………..

Pengiriman TGL

:

……………………………….

Tanggal

:

………………………………..

No. PO

:

……………………………….

Kepada

:

………………………………..

Dikirim ke

:

……………………………….

Up

:

………………………………..

Mata Uang

:

……………………………….

Alamat

:

………………………………..

DESKRIPSI

JML

UNIT

HARGA @

DISC

SUB TOTAL

PAJAK

JUMLAH

Kepla Bagian

……………………………………

3.        Prosedur Penerimaan Bahan Baku.

Pemasok mengirimkan bahan baku kepada perusahaan sesuai dengan surat order pembelian yang diterimanya. Bagian penerimaan yang bertugas menerima barang, mencocokkan kualitas, kuantitas, jenis serta spesifikasi bahan baku yang diterima telah sesuai dengan surat order pembelian, bagian penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk dikirimkan kepada bagian akuntansi.

PENERIMAAN BARANG				No. Seri:
Barang diterima melalui ………………………………………………………………. Tanggal …………………………….
Nama Pengirim …………………………………………………………………………………………………………………………
Order dari …………………………………………………………………………………………………………………………………..
No. Mobil	Jenis Barang	Unit	Penjelasan lengkap mengenai barang (Merk, mutu dsb)	Berat	Kondisi saat diterima
SOP a (Surat Order Pembelian) : …………………. SOP b (Surat Order Pengiriman: ………………………..
Diperiksa oleh:			Diterima oleh:
………………………………………………………			………………………………………………………….

4.        Prosedur Pencatatan Penerimaan Bahan Baku di Bagian Gudang.

Bagian penerimaan menyerahkan bahan baku yang diterima dari pemasok kepada bagian gudang. Bagian gudang menyimpan bahan baku tersebut dan mencatat jumlah bahan baku yang diterima dalam kartu gudang (stock card) pada kolom “diterima”. Kartu gudang ini digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat mutasi tiap-tiap jenis barang gudang. Kartu gudang hanya berisi informasi kuantitas tiap-tiap jenis barang yang disimpan di gudang dan tidak berisi informasi mengenai harganya. Catatan dalam kartu  gudang ini diawasi dengan catatan yang diselenggarakan oleh bagian akuntansi yang berupa kartu  persediaan (sebagai rekening pembantu persediaan). Bagian gudang disamping mencatat mutasi barang gudang dalam kartu gudang, juga mencatat barang dalam kartu barang (inventory tag), yang ditempelkan atau digantungkan pada tempat penyimpanan masing-masing jenis barang.

KARTU GUDANG
No. Kode:								Gudang           :
Nama Barang
Lokasi                              :
Diterima				Dipakai				Sisa
TGL		Kuantitas		TGL		Kuantitas		Kuantitas		keterangan

KARTU BARANG
No. Kode Persediaan:								Nama Barang:
No. Kode Barang         :								Gudang           :
Lokasi                              :
Diterima				Dipakai				Sisa
TGL		Kuantitas		TGL		Kuantitas		Kuantitas		keterangan

KARTU PERSEDIAAN
No. Kode		:					Gudang
Nama Barang		:					Lokasi
Spesifikasi		:					Min:	Max:	Satuan:
Diterima					Dipakai			Sisa
Tgl	No Bukti	Kuantitas	Harga Satuan	Jumlah	Kuantitas	Harga Satuan	Jumlah	Kuantitas	Harga Satuan	Jumlah

5.        Prosedur Pencatatan Utang yang Timbul dari Pembelian Bahan Baku.

Bagian pembelian menerima  faktur pembelian dari pemasok. Bagian pembelian memberikan tanda tangan diatas faktur pembelian,  sebagai tanda persetujuan bahwa faktur dapat dibayar karena pemasok telah memenuhi syarat-syarat  pembelian yang ditentukan oleh perusahaan. Faktur pembelian yang telah ditandatangani oleh bagian  pembelian tersebut diserahkan kepada bagian akuntansi. Dalam transaksi pembelian bahan baku, bagian akuntansi memeriksa ketelitian perhitungan dalam faktur pembelian dan mencocokkannya dengan informasi dalam tembusan surat order pembelian yang diterima dari bagian pembelian dan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian penerimaan. Faktur pembelian, yang dilampiri dengan tembusan surat order pembelian dan laporan penerimaan barang dicatat oleh bagian akuntansi dalam jurnal pembelian. Setelah dicatat dalam jurnal pembelian beserta dokumen  pendukungnya tersebut dicatat dalam kartu persediaan (sebagai rekening pembantu persediaan bahan baku) pada kolom “diterima”. Faktur pembelian dan dokumen pendukungnya kemudian dicatat dalam kartu hutang (sebagai rekening pembantu utang) untuk mencatat timbulnya hutang kepada pemasok  yang bersangkutan.

6.        Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Bahan Baku.

Bagian produksi yang membutuhkan bahan baku, mengisi bukti permintaan barang. Kolom-kolom yang diisi informasi adalah kolom nomor urut, nama, dan nomor kode kelompok, nomor urut barang dan jumlah satuan yang diminta, dan pusat biaya (dalam hal ini bagian produksi) yang memerlukan bahan baku. Setelah bukti permintaan barang tersebut di otorisasi oleh yang berwenang, tiga lembar bukti permintaan barang tersebut dibawa ke bagian gudang.  Bagian gudang menyiapkan bahan baku sesuai yang tercantum dalam bukti permintaan barang, dan menyerahkannya kepada bagian produksi yang membutuhkannya. Bagian gudang mengisi jumlah bahan baku yang diserahkan pada kolom “diserahkan” dalam bukti permintaan

KARTU PERMINTAAN BARANG
No.	:		Jenis Pemakaian			Produksi
Tanggal	:					Pemeliharaan
						Inventaris
Nama & Kode Barang	Kuantitas			Pusat Biaya	Di isi oleh bagian akuntansi
	Diminta	Diserahkan	Satuan		Harga satuan		Jumlah
Diminta,	Disetujui,	Diserahkan,		Diterima		Dicatat